In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Konferenzen ein wichtiges Tool für die professionelle Weiterentwicklung und den Aufbau eines beruflichen Netzwerks. Losgelöst aus dem Arbeitsalltag in den eigenen vier Bürowänden bieten Konferenzen eine Plattform, um Neues zu lernen, den Austausch zu fördern und Innovationen anzustoßen. Für Teams sind sie besonders wertvoll, da sie gemeinsame Lernerfahrungen ermöglichen, die sowohl die individuelle als auch die kollektive Kompetenz stärken.
Doch um diese Chancen voll ausschöpfen zu können, bedarf es einer gründlichen Vorbereitung und Planung. Du stehst vor der Herausforderung, nicht nur die richtige Veranstaltung auszuwählen, sondern auch sicherzustellen, dass jedes Teammitglied mit klaren Zielen und Aufgaben ausgestattet ist.
Als Auszug aus unserem Guide "Konferenzen als Team meistern", findet du im folgenden die wichtigsten Schritte dir dir helfen, euren Konferenzbesuch zu einem vollen Erfolg zu machen.
Schritt 1: Ziele festlegen
Zu Beginn des Prozesses empfiehlt sich eine Bestandsaufnahme. Stelle dir dazu folgende Fragen:
In welcher Situation befindet sich mein Unternehmen aktuell? Welche Ziele sollen in näherer Zukunft erreicht werden?
Wie sieht es in meinem Team derzeit aus? Wofür gibt es aktuell am meisten Bedarf?
Je nach Branche, Unternehmenssituation und individuellen Bedürfnissen im Team können die Antworten auf diese Fragen und damit einhergehend die Ziele, die dein Team mit einer Konferenzteilnahme verfolgt, variieren. Je klarer sie zu Beginn definiert werden, umso effektiver lässt sich der gemeinsame Konferenzbesuch gestalten. Bei der Eingrenzung und Kategorisierung deiner Antworten kann dir deshalb die folgende Liste häufiger Ziele behilflich sein:
Wissenserweiterung und Kompetenzentwicklung
Networking und Beziehungsaufbau
Marktverständnis und Konkurrenzanalyse
Präsentation und Promotion
Inspiration und Ideenfindung
Team Building und Mitarbeitermotivation
Geschäftsentwicklung und Vertriebsmöglichkeiten
Schritt 2: Recherche & Auswahl der richtigen Konferenz
Sind die Beweggründe und Ziele für den Besuch einmal festgelegt, geht es um die Auswahl der passenden Konferenz – sie ist entscheidend, deshalb solltest du auch an diesen Schritt möglichst methodisch herangehen und dir dafür Zeit nehmen.
Grenze dazu in einem ersten Schritt mögliche Themen und, wenn nötig, ein passendes geografisches Gebiet ein, in dem die gewünschte Konferenz stattfinden soll. Diese Informationen eignen sich gut als ergänzende Suchbegriffe bei der Onlinerecherche.
Hast du eine Liste infrage kommender Veranstaltungen zusammengestellt, kannst du ihre Eignung für dich und dein Team anhand folgender Punkte beurteilen:
Passt das konkrete Angebot auf der Veranstaltung zu meinen definierten Zielen (aus Schritt 1)?
Sind die Konferenzthemen relevant für meine Branche bzw. mein Unternehmen?
Passt die Veranstaltung zu den Interessen und Entwicklungsbedürfnissen meines Teams?
Fällt die Teilnahme inkl. Begleitkosten (z.B. Anreise, Unterbringung) in das verfügbare Budget?
Schritt 3: Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten im Team definieren
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten helfen dabei, den Konferenzbesuch so effektiv wie möglich zu gestalten. Bestimmt daher im Team, wer für welche Aspekte verantwortlich ist – von der logistischen und administrativen Abwicklung im Vorfeld über die Aufgabenteilung auf der Veranstaltung bis hin zur Nachbereitung. Definiert außerdem eine:n Hauptverantwortliche:n, bei der:dem alle Fäden zusammenlaufen.
Schritt 4: Vorbereitende Maßnahmen und Logistik umsetzen
Schon im Voraus könnt ihr einiges dazu beitragen, eure Konferenzteilnahme so erfolgreich wie möglich zu gestalten. Zu den wichtigsten Punkten zählen hierbei Reise und Unterkunft. Plant – und bucht – beides früh genug und bedenkt auch die Fortbewegungsmittel vor Ort (zwischen Unterkunft und Veranstaltungsort) mit.
Setzt euch vorab auch mit dem Konferenzprogramm auseinander und trefft zumindest eine grobe Vorauswahl der Sessions und Aktivitäten, an denen ihr teilnehmen wollt. Beachtet außerdem etwaige Anmeldefristen für Formate wie Workshops oder spezielle Networking-Sessions.
Besprecht im Team, welche Materialien wie Visitenkarten, Broschüren, Notizblöcke etc. ihr benötigt und beschafft diese rechtzeitig und in genügender Anzahl.
Überlegt euch außerdem auch, wie ihr die Zeit rund um die Konferenztage nutzen wollt. Oft bieten Veranstalter:innen ein Rahmenprogramm – z.B. zusätzliche Networking-Events am Abend – oder ihr habt eigene Ideen für eine Aktivität im Team wie etwa ein gemeinsames Abendessen.
Checkliste zur Vorbereitung
Ziele für die Konferenzteilnahme definieren
Konferenz auswählen, die den Zielen des Teams entspricht
Rollen und Verantwortlichkeiten im Team definieren, Owner bestimmen
Arrangements für Reise und Unterkunft treffen
Vorab Programm der Konferenz prüfen und Sessions auswählen
Vorbereitungsmaterialien und Ressourcen bereitstellen
